Tipps und Links
Digitale Kommunikation
Es gibt verschiedene Gründe weshalb eine Telefonkonferenz (TelKo) mehr Sinn ergibt, als ein persönliches Treffen. Um ein gutes Zusammenarbeiten zu ermöglich, sollte die TelKo moderiert werden und sich alle an ein paar kleine aber sehr hilfreiche Regeln halten:
Um so wenig Kosten wie möglich entstehen zu lassen, empfehlen wir aus der Landesgeschäftstelle:
Dort kann kurzfristig ein digitaler "Konferenzraum" eröffnet werden. Einfach die eigene Mailadresse und den dort einsehbaren Zugangscode eingeben und schon ist der Konferenzraum ab sofort für 72h reserviert.
Damit sich die anderen TelKo-Teilnehmenden selbst einwählen können, benötigen Sie folgende Angaben:
"Wählen Sie die 030/92039901 und geben Sie nach der Aufforderung die Raumnummer XXX XXX ein. Bestätigen Sie anschließend Ihre Eingabe mit der # Taste. "
Wer WhatsApp hat, kann auch in den Gruppenchats über das Telefonsymbol oben rechts mit den Kontakten gleichzeitg über das Internet telefonieren - was einer TelKo gleich kommt.
Tipp: Auch bei TelKos ist es sehr hilfreich, während der TelKo gemeinsam an einem Pad zu arbeiten, um die Übersicht nicht zu verlieren.
Über die Webseite Zoom (deutschsprachig) können sich kostenlos bis zu 100 Personen max. 40 Minuten zu einer Videokonferenz (ViKo) zusammen tun. Allerdings muss sich eine Person bei Zoom registrieren, um einen Konferenzraum zu erstellen und andere Teilnehmende dazu einladen zu können.
Sobald eine Einladung zu einer ViKo versendet wurde, kann man mit der entsprechenden Besprechungs-ID unter diesem Link teilnehmen:
Für den Umgang mit Zoom hat die Bundesgeschäftsstelle eine Anleitung für Kolleg*innen erstellt.
Zoom Anleitung von der BUND BGSt
Weitere hilfreiche Anleitungen zur ersten Registrierung, Eröffnung einer ViKo, Sitzung steuern etc. finden sich gut & kurz von Zoom selbst erklärt unter:
Eine weitere kostenlose Möglichkeit ViKos zu führen, bietet die Webseite Jitsi (englischsprachig). Die Konferenzen sind ohne Anmeldung möglich und zeitlich & in der Teilnehmendenzahl unbegrenzt. Es ist auch möglich telefonisch an den ViKos teilzunehmen (kostenlos). Dazu einfach diese Telefonnummer +498938038719 anrufen und den entsprechenden Pin eintippen. Ein FAQ von Jitsi sind hier zu finden.
Tipp: Wenn man auf der Webseite auf das Zahnradsymbol (oben rechts) klickt, kann man unter der Rubrik more die Sprache auf deutsch stellen.
Wer WhatsApp hat, kann auch in den Gruppenchatts über das Kamerasymbol oben rechts mit den Kontakten gleichzeitg über das Internet videotelefonieren - was einer ViKo gleich kommt.
Tipp: Auch bei ViKos ist es sehr hilfreich während der ViKo gemeinsam an einem Pad zu arbeiten, um die Übersicht nicht zu verlieren.
Es gibt verschiedene Situationen (bspw. Telefonkonferenzen) in denen die Nutzung eines gemeinsamen Pads sinnvoll ist. Pads sind dafür da, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Textdokument schreiben können bzw. die Inhalte in Echtzeit zu sehen bekommen.
Es gibt verschiedene kostenlose Möglichkeiten ein Pad zu erstellen. Wir empfehlen Etherpad lite. Dort kann ohne Anmeldung ein neues Pad erstellt werden, welches auch bspw. für die nächste TelKo verwendet werden kann.
Wofür Pads gut sind:
- Auflistung der TOPs für das Gruppentreffen/TelKo/ViKo
- Führen eines Ergebnisprotokolls
- Abstimmung, wer wann redet (z.B. Melden mit * im Chatfenster)
- Nennung von Terminen (damit auch jede*r die richtigen Angaben mitbekommt)
- ...
Tipp: Hintergründe&Erklärungen zu Etherpad sind auch bei Wikipedia zu finden.
Kurze Umfrage erstellen
Um sich kostenlos und in kurzer Zeit einen guten Überblick zu verschaffen, wie die allgemeine Meinung in einer BUND Gruppe zu einem speziellen Thema aussieht, bietet es sich an, diese Frage als Umfrage zu erstellen und zu versenden.
Vorteile: So haben alle einen guten Überblick, die Antworten trudeln nicht alle einzeln bei dem Fragenden ein und es wird automatisch ausgezählt.
Eine schnelle Möglichkeit für Umfragen bieten strawpoll oder das dudle der TU Dresden.
Termine finden
Auch für digitale Treffen müssen alle gleichzeitig Zeit haben. Um einen passenden Termin zu finden, bieten sich verschiedene Online-Plattformen an. Wir empfehlen das dudle von der TU Dresden.
Viele Ehrenamtliche organisieren sich über verschiedene Messenger auf dem Smartphone (bspw. Whatsapp, Telegram, Threema uvm.). Allerdings hat nicht unbedingt jede Person aus der Gruppe Whatsapp & Co.
Daher bieten wir die altbewährte Möglichkeit - den Mailverteiler - an. Mit dessen Hilfe wird eine Mail automatisch an alle Mailadressen weitergeleitet, die auf den Mailverteiler eingetragen sind (ohne das die Mailadressen von allen einsehbar sind).
Mailverteiler erstellen lassen:
Ein Mailverteiler kann in der Landesgeschäftsstelle (LGSt) in Auftrag gegeben werden. Einfach eine Mail an ehrenamt-brb(at)bund.net senden. Dort wird dann die passende Mailadresse (über die dann alles läuft) beim Bundesverband beantragt (Achtung, kann 1-2 Wochen dauern). Die Mailadresse wird dann bspw.
og-ortsname@post.bund.net heißen.
Mailverteiler pflegen:
Ein Mailverteiler muss von einer Person, die unsere Datenschutzerklärung unterzeichnet hat, regelmäßig gepflegt werden: Mailadressen hinzufügen, andere auf Wunsch entfernen, etc. Dies läuft über diese Webseite: https://post.bund.net/wws
Wenn der Mailverteiler erstellt wurde, erhält der oder die Ehrenamtliche von der LGSt eine Mail, mit der Zugangsberechtigung. Alle Informationen und Abläufe dazu sind in dem Benutzerhandbuch zu finden:
Benutzerhandbuch Mailverteiler
Hinweis: Wenn sich für die Pflege des Mailverteilers keine Person in der Gruppe findet, übernimmt es übergangsweise die LGSt. Allerdings macht es sich erfahrungsgemäß besser, wenn es bei einer ehrenamtlichen Person liegt, da so die Mailadressen zeitnaher aktualisiert werden können.
Oft macht es Sinn im Ehrenamt Mailadressen auszutauschen oder als Kontaktmöglichkeit neuen Interessierten eine Mailadresse anzugeben. Damit nicht jede*r die private Mailadresse angeben muss, kann ganz unkompliziert eine BUND Mailadresse beim Bundesverband beantragt werden.
Dazu einfach auf BUNDintern registrieren und E-Mail-Adresse mit der Endung @bund.net beantragen:
https://www.bund.net/mitmachen/bundintern/
Hinweis: Diese Mailadresse funktioniert nur als Weiterleitung auf eine existierende Mailadresse. In einem Email-Programm wie MS Outlook oder Thunderbird, kann man unter "Konten-Einstellungen" als Absender zusätzlich weitere beliebige Mailadressen einstellen. So kann dort auch die bund.net-Adresse eingestellt werden und bei Kommunikation im Rahmen des Ehrenamts diese ausgewählt werden, so dass die Privatadresse nicht zu sehen ist.
Tipp: Es lohnt sich generell als Ehrenamtlicher bei BUNDintern zu registrieren. Egal ob Vorsitzender oder nicht. Einfach anmelden und Zugriff auf viel BUND Nützliches erhalten.
Formulare & Vorlagen für Ehrenamtliche
Es wird empfohlen alle Veranstalungen, die eigentlich in geschlossenen Räumen stattfinden sollten abzusagen oder per Videokonferenz durchzuführen. Bei Veranstaltungen unter freiem Himmel müssen die Regelungen der aktuellen Eindämmungsverordnung eingehalten werden. Diese findet Ihr hier. Bei Fragen könnt Ihr Euch auch gern an die Landesgeschäftsstelle (LGSt) wenden.
Die LGSt empfiehlt die Hygiene Checkliste zu verwenden:
Hinweis zur Meldepflicht
Aufgrund der Corona-Meldepflichtverordnung i. V. m. § 8 und § 36 des Infektionsschutzgesetzes ist sowohl der Verdacht einer Erkrankung als auch das Auftreten von COVID-19 Fällen dem Gesundheitsamt zu melden.
Das zuständige Gesundheitsamt kann, soweit dies zur Erfüllung seiner nach den Bestimmungen des Infektionsschutzgesetzes (IfSG) und der Brandenburger Eindämmungsverordnung (SARS-CoV-2-EindV) obliegenden Aufgaben erforderlich ist, Auskunft über die Kontaktdaten verlangen; die Daten sind unverzüglich zu übermitteln. Eine Verarbeitung der Daten zu anderen Zwecken ist nicht zulässig. An das zuständig Gesundheitsamt übermittelte Daten sind von diesem unverzüglich irreversibel zu löschen, sobald die Daten für die Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden.
Sind bei einer Fahrt für den BUND Brandenburg Fahrtkosten entstanden, die vorher mit der Landesgeschäftsstelle (LGSt) abgesprochen wurden, können diese mit den Originalbelegen und dem ausgefüllten Formular bei der LGSt per Post eingereicht werden.
Formular Fahrtkostenerstattung
Der BUND-Landesverband unterstützt die aktiven BUND-Gruppen auch finanziell, um für die Gruppen Aktivitäten wichtige Materialien zu kaufen. T-Shirts, BUND-Banner oder Arbeitsgeräte. Wenn etwas für BUND-Aktivitäten benötigt wird - einfach auf die Landesgeschäftsstelle zukommen. Pro Gruppe werden jedes Jahr ca. 300 € reserviert. Allerdings behält sich die Geschäftsführung vor landesweit zu entscheiden, wo die Gelder am dringendsten benötigt werden.
Wurden Ausgaben für den BUND Brandenburg getätigt, die vorher mit der Landesgeschäftsstelle abgesprochen waren, können die Originalbelege (bspw. Rechnungen, Quittungen) mit dem ausgefüllten Formular für Auslagenerstattung per Post an die LGst gesendet werden. (Rechnungen, die lediglich digital ausgestellt wurden, können auch per Mail eingereicht werden.)
Tipp: Jeder Kreisverband oder Ortsgruppe sollte eine*n Schatzmeister*in haben. Diese Person hat Übersicht über die Finanzen der Gruppe. Falls dort Mittel zur Verfügung stehen - bitte erst diese verwenden (diese Handhabung ist von Gruppe zu Gruppe unterschiedlich).
Tipp: Für Fahrtkostenerstattungen gibt es ein eigenes Formular. :)
Wer für die Einladung der Gruppenmitglieder zu Vereinstätigkeiten eine Datei mit den Kontaktdaten der jeweiligen regionalen Mitglieder von uns bekommen möchte, muss die hier verlinkte Datenschutzerklärung unterzeichen und der Landesgeschäftsstelle (LGSt) als Scan per Mail (ehrenamt-brb(at)bund.net) oder per Post zusenden. Außerdem müssen entsprechende Voraussetzungen zur Aufbewahrung der Daten geschaffen werden (siehe unten).
Datenschutzerklärung herunterladen
Einladungen oder Mitteilungen an Mitglieder können auch über die LGSt versendet werden. Dazu bitte 1-2 Wochen vorher Text und Wunschregion der Mitglieder an ehrenamt-brb(at)bund.net senden.
Mitgliedsdaten gehören zu den personenbezogenen Daten und unterliegen der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO):
- Personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dies erfasst nicht nur direkte Personenbezüge, wie bei Namen, Adressen oder öffentliche Äußerungen von Personen. Ein Personenbezug besteht selbst bei Einsatz von Pseudonymen bzw. Kennziffern, wie z.B. IP-Adressen, Bankkonten, E-Mail-Adressen, oder Login-Daten.
- dürfen nur max 31 Tage genutzt werden (danach bedarf es einer aktuelleren Tabelle)
- dürfen nicht weitergegeben werden
- sollten am Besten auf einem passwortgeschützten PC oder in der BUND-Cloud gespeichert sein (keine USB-Sticks, da diese schnell verloren gehen können) und nach spätestens einem Monat gelöscht werden
- jeder Verlust oder Fehlbehandlung von Daten (z.B. Versand per Mail im cc statt bcc ("blind copy")) muss umgehend der Landesgeschäftsstelle gemeldet werden - laut DSGVO müssen solche Vorfälle innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Behörde gemeldet werden. Dies übernimmt dann die LGSt.
Als offizieller BUND-Kreisverband oder Ortsgruppe können auch eigene Pressemitteilungen (PM) an die örtliche Presse versendet werden. Dafür haben wir eine Word-Vorlage erstellt, die heruntergeladen und entsprechend angepasst werden kann.
Achtung: Bitte vor dem Versenden darüber informieren, wie die offizielle Position des Landesverbands oder des Bundesverbands zu diesem Thema ist! Alle Positionen sind auf den Webseiten einsehbar. Hilfreich ist die Verwendung der Suche oben rechts auf den Webseiten. Sollte zu dem Thema keine Position auf den Webseiten zu finden sein - bitte an die Landesgeschäftsstelle (LGSt) wenden und nachfragen.
PMs die für die Einladung von Veranstaltungen dienen, können ohne vorheriger Absprache versendet werden.
Tipp: Nutzt den großen Presseverteiler der LGSt. Sendet dazu der LGSt die schon fertige PM und bittet um Versendung (ehrenamt-brb(at)bund.net oder bund.brandenburg(at)bund.net). Über die Zeit konnten viele direkte Pressekontakte und themenspezifische Kontakte gesammelt werden.
Als BUND-Kreisverband oder Ortsgruppe ist es gelegentlich sinnvoll einen offiziellen BUND-Brief an örtliche Kontakte zu versenden. Damit die Briefe einen offiziellen Charakter erhalten, kann diese Word-Vorlage verwendet werden. Dazu die roten Stellen anpassen und die Schrift nach dem Verändern schwarz formatieren.
Tipp: Für besonders wichtige Briefe an die Landesgeschäftsstelle wenden. Dort ist speziell bedrucktes Briefpapier vorrätig.
Um in der heutigen Informationsflut noch wahrgenommen zu werden, brauchen wir ein einheitliches BUND-Design. Ein "Corporate Design" ermöglicht einen hohen Wiedererkennungswert. So bleiben wir immer als BUND erkennbar und unverwechselbar. Dazu gehören Design-Elemente wie:
- BUND-Logo
- Schriften und Farben
- Abrisskante
Diese können unter BUNDintern, eine Plattform für BUND Ehrenamtliche vom BUND Bundesverband, heruntergeladen werden. Dazu einfach auf BUNDintern registrieren:
BUNDintern
Tipp: Es lohnt sich generell als Ehrenamtlicher bei BUNDintern zu registrieren. Egal ob Vorsitzender oder nicht. Einfach anmelden und Zugriff auf viel BUND Nützliches erhalten.
Umweltpolitisch aktiv sein
Kontakt
Danke
Wir sehen Tag für Tag was alles in Brandenburg für den Umwelt- und Naturschutz bewegt wird. Also ist es Zeit Danke zu sagen: Wir aus der Landesgeschäftsstelle sagen DANKE an alle Ehrenamtlichen!